Сергей Филиппов: «Над анализом рисков российские компании работают спустя рукава»
Генеральный директор компании Vertex Сергей Филиппов рассказал корреспонденту «Строительного Еженедельника» Михаилу Немировскому о ситуации «ахтунг-менеджмента» в российском строительном бизнесе и защите руководящего звена от профессионального выгорания.
С какими проблемами обращаются к вам заказчики из строительного бизнеса?
В этом году клиенты из строительного сегмента, а это жилищное строительство и коммерческая недвижимость, обращались в основном с вопросом, как наладить бизнес-процессы, чтобы сдать объекты в срок, и как бороться с негативом, возникшим из-за недобросовестной рекламы.
Бизнес-процессы в строительстве – это, прежде всего, своевременная сдача объектов и получение прибыли. Насколько распространена у нас ситуация срыва сроков и провала бизнес-планов?
Отмечу, что у иностранных компаний эта проблема возникает значительно реже, чем у российских. Одно время я жил в Штатах, там затягивания сроков строительства в принципе не существует. У российских компаний задержки сроков есть практически всегда, и связано это не только с прекращением финансирования или изменениями в законодательстве. Здесь, как правило, проблемы другие. Речь идет об умении управлять проектами. Как работают в иностранных компаниях? В первую очередь разрабатывается бизнес-проект со всеми необходимыми документами, рассчитывается рентабельность, стратегия реализации и т. д. Вторым обязательным шагом является анализ рисков, которые могут привести к затяжке или вообще сорвать проект. Анализ рисков – это значительный этап подготовки, который необходимо сделать максимально точно и качественно. Каждый неучтенный риск, к которому команда строителей будет не готова, может все погубить. Хороший проект-менеджер умеет эти риски не только предусмотреть, но и правильно их ранжировать. От рисков, которые имеют большую тяжесть последствий, необходимо застраховаться. Предусмотреть ресурсы, чтобы минимизировать их последствия или вообще устранить. У нас часто над этим работают спустя рукава. Анализ рисков делается условно, формально. Как, например, чтение должностной инструкции – обычно ее подписывают, не читая. Иностранные компании этот анализ делают, а российские – нет.
И как это отражается на реализации проекта?
Возьмем для примера строительство объекта условно за 24 месяца. В иностранной компании первые полгода все идет более-менее по плану. Затем наступят риски. Поскольку компания к ним готова, то работа над проектом будет продолжаться в нормальном режиме. За полгода до сдачи объекта начнется суетливая фаза «ахтунг-менеджмента» – сдача приемным комиссиям, доработка, доделка, получение согласований, которых не хватает, документов, сертификатов и т. д. «Ахтунг-менеджмент» – нормальное явление для последней стадии сдачи объекта. В итоге все сделали и все сдали вовремя. Давайте посмотрим, как этот же процесс происходит в российской компании. С самого начала строительства объекта начинается «ахтунг-менеджмент». План есть, однако идет постоянное нарушение сроков выполнения промежуточных задач, поскольку регулярно всплывают какие-то непредвиденные обстоятельства. Это как раз те риски, о которых не подумали заранее. Руководитель проекта начинает «кивать» на других. Это абсолютно неправильно. Винить нужно только себя. Вся жизнь – одно сплошное стечение обстоятельств. Чтобы быть успешным, нужно быть к ним готовым. Если подытожить, то о какой сдаче проекта в срок может идти речь, если с самого начала в работе неразбериха, суета и затыкание дырок?
Вторая характерная для российских компаний особенность – ненастроенные внутренние бизнес-процессы: взаимодействие между отделами, документооборот, процессы согласования, проведение закупок и т. д. Как эти процессы должны протекать в компании, не регламентировано, поэтому каждый сотрудник делает так, как привык. Получается, что компания работает не как слаженный механизм, где винтики и шестеренки подогнаны по размеру и смазаны. Это похоже на большую семью, где конкретных договоренностей нет.
Для компаний, у которых хромает проектное управление и не настроены внутренние бизнес-процессы, мы предлагаем два разных тренинга. Каждый из них занимает 2-3 дня. Среди клиентов из строительного бизнеса это самые популярные тренинги уже второй год.
Какие инструменты мотивации персонала используются на стройке?
Это зависит от должности. Если говорим о менеджерах по продажам, то крупные строительные компании, как правило, ведут не один проект. Освоение пятен под строительство объектов ведется так, чтобы перерывы между сдачей были небольшими либо вообще отсутствовали. Чтобы отделу продаж было что продавать. Иначе никто на голом окладе сидеть не будет. Менеджерам, разумеется, требуются и премиальные. Но какой-то особой системы мотивации для продажников крупным девелоперам не требуется. Если мы говорим про другие специальности и должности – прорабы, ПТО, инженеры – там, как правило, используется окладная система. Для мотивации оклад нужен значительный. Дальше премия за правильное выполнение работ и т. д.
Если мы говорим про нефинансовую мотивацию, то здесь все зависит от того, что за строительный бизнес и какого он масштаба. В строительстве коммерческой недвижимости основным демотиватором является большое количество расчетов, которые приходится делать. Объясню, как выглядит это на практике. Отдел продаж находит потенциального клиента, тот спрашивает, сколько это стоит. Выдавая некую предварительную документацию, предварительные данные по тендеру, менеджер по продажам ставит задачу планово-техническому отделу, планово-экономическому отделу произвести расчет и выдать коммерческое предложение. Эти расчеты занимают много времени – от нескольких дней до нескольких недель. Потом выдается цена, которая заказчика не устраивает, он просит оптимизировать предложение, и задача снова спускается в отделы. Все расчеты занимают много времени, а выигрывается, например, один тендер из 10, и на выходе получается, что вся компания занимается только расчетами, а ведь необходимо вести работу еще с выигранными тендерами. Этот сложный вопрос решается уже не тренингом, а консалтингом – как сделать так, чтобы уменьшить количество расчетов, увеличивая количество выигранных тендеров.
Насколько остро строит проблема профессионального выгорания и есть ли какие-то тренинги для снятия этой напряженности у топ-менеджмента? Как часто к ней прибегают?
Действительно, во многих компаниях топ-менеджмент находится в состоянии достаточно серьезной загрузки, под серьезным давлением, он должен реагировать на постоянно изменяющуюся ситуацию. Не говоря уже про форс-мажорные ситуации. И здесь очень важно умение работать в стрессовой ситуации и в условиях высокой неопределенности. У нас есть специальный курс «Тайм-менеджмент для строительных организаций». Почему именно строительных? Потому что степень неопределенности и степень нагрузки у них одна из самых высоких среди всех остальных отраслей. Потому что деньги большие, ответственность высокая, вплоть до уголовной. Наш специальный курс позволяет принимать решения в условиях неопределенности, правильно придерживаться выбранного курса, учитывать риски и проч. Важным аспектом является умение правильно планировать свой рабочий день, снимать стресс, не прибегая к алкоголю в рабочее время и вне его.
Вы упоминали еще одну проблему, за решением которой к вам обращаются застройщики, – негатив от недобросовестной рекламы. Как он появляется и что с ним делать?
Дело в том, что отделы маркетинга излишне стараются сделать предложение самым привлекательным на рынке для конечного потребителя, в итоге привирают. Когда клиент приходит в отдел продаж за квартирой, оказывается, что его ожидания завышены, и менеджеру не всегда удается вернуть клиента к реальности. Покупатель видит, что квартира не такая, как он хотел, ему жалко потраченных усилий. Если он пришел, это не значит, что он купит. Есть неточная, но интересная статистика, ее впервые привел в своей книге Наполеон Хилл. Если человек доволен покупкой или тем, как его обслужили, даже если он ничего не купил, то он расскажет об этом 40 своим знакомым, а если недоволен, то расскажет 240 знакомым.
Куда же смотрит руководство? Почему нельзя организовать работу двух отделов так, чтобы не было негативных последствий?
Все предельно просто. Приведу аналог. Представьте, что вы устраиваетесь на новую работу. По каким критериям вы выбираете? Наверное, чтобы было интересно, коллектив хороший, достойная зарплата. А теперь представьте, что вам осталось жить полгода и вам не хватает на лекарства. Какие у вас тогда будут критерии выбора? Неважно, что делать, главное, чтобы платили быстро и много. Как только меняется горизонт вашей жизни, тут же меняются ориентиры. В бизнесе аналогично. Пока в стране и на рынке стабильная ситуация, компании начинают смотреть на перспективу 3-5 лет вперед. Они не гонятся за сиюминутной прибылью. Отдел маркетинга дает рекламу, оглядываясь на репутацию. Давайте посмотрим, что происходит сейчас на рынке. Евро и доллар растут. Многие строительные проекты недофинансированы. Всеобщая напряженность. В результате горизонт планирования многих компаний сократился до года, а то и меньше. Речь идет о том, чтобы выжить.
Себестоимость строительства постоянно повышается. Для того чтобы снизить издержки, необходимо применять новые технологии и методы работы, позволяющие экономить время и деньги заказчиков. О своем опыте реализации подобного подхода рассказал генеральный директор ЗАО «Группа Нобель» Андрей Вербников.
– Какова специализация ЗАО «Группа Нобель»?
– Производство строительно-монтажных работ: мы проектируем и строим распределительные и электрические сети. Основное направление – строительство распределительной сети под «ключ» и ее дальнейшая эксплуатация.
– Каким образом, на Ваш взгляд, можно снижать издержки при проведении строительно-монтажных работ?
– Новое – это хорошо забытое старое. В советское время была установлена связь между проектными и монтажными организациями. Сейчас зачастую есть деление на проектные и монтажные организации, между которыми нет взаимосвязи. Эти организации винят друг друга в различных грехах. В итоге заказчик вынужден выяснять суть проблемы, хотя не является специалистом, и заниматься регулированием этих вопросов. Мы решили снять с заказчика данную проблему. В итоге пришли к выводу, что необходимо создать такую организацию производства, когда монтажник и проектировщик связаны на всем этапе производства – от начала разработки проекта до его сдачи в эксплуатацию.
В нашей компании проектные и монтажные подразделения работают в единой связке. Таким образом, всегда осуществляется авторский надзор. Когда идет монтаж проектов, проектировщики следят за ходом работ. Это ускоряет их производство, облегчает принятие решений в технически сложных моментах.
Особенно это важно при наружных работах, когда ведется строительство электрических сетей. Когда открываются старые фундаменты, нередко определяется несоответствие топографических планов фактическому состоянию дел. Часто при работе в центре города обнаруживаем сети, которые не нанесены на топографические карты. В таких случаях необходимо оперативно принимать решения, вносить изменения в проектную документацию. Связка монтажник – проектировщик позволяет сделать это максимально быстро. Пока идут монтажные работы, проект получает все необходимые согласования. При этом не теряются ни время, ни деньги. Поэтому мы убеждены, что необходимо возобновлять связь между монтажником и проектировщиком и предоставлять заказчику комплексную услугу.
– Сейчас много говорится о кадровом дефиците в отрасли. Сталкивались ли Вы с данной проблемой и как ее решаете?
– Персонал готовим практически с «нуля». Молодые специалисты – выпускники вузов – проходят в нашей компании стажировку. Это важно для того, чтобы уже в самом начале работы проектировщики точно знали, каких результатов необходимо достичь. Каждый проектировщик должен знать технологию производства лучше производителя. Раньше часто приходилось выполнять монтажи по чужим проектам, которые мы переделывали. По ним ничего невозможно было построить. Вот и делаем своими силами во избежание недоразумений.
Есть такие проекты, которые требуют участия проектировщиков на каждом этапе их реализации. Например, мы неоднократно проектировали электроподстанции в бетонной оболочке, что требует установки бетон-кетана зачастую в труднодоступных местах. Да и груз крупногабаритный… Уже на этапе проектирования наши специалисты отслеживают этап строительного производства, понимая, можем ли мы в том или ином случае установить БКТП.
– Как Вы организуете работу?
– Перед началом проектирования на площадку, где должен разместиться объект, выезжают проектировщики. Они обязаны оценить площадку и сделать фотоотчет, от которого и будут отталкиваться при проектировании. На этапе проектирования они несколько раз посещают площадку и осуществляют привязку проекта к фактической ситуации и производят сверку данных. Если условия не позволяют разместить на данной площадке интересующий объект, заказчику предлагаются альтернативные варианты объектов. Был случай, когда при реконструкции здания мы разработали восемнадцать вариантов технических решений по данному объекту.
Внутри компании действует регламент согласования технических условий. После того как проект подготовлен к первому этапу согласований с внешними структурами, идет согласование с технической службой на предмет правильности принятия технических решений к монтажу. Система выхода проекта многоступенчата. Это и главный инженер проекта, отвечающий за технические решения, и группа нормоконтроля, которая ответственна за соответствие документации нормам, и руководитель проектного бюро. Для того чтобы по этой документации можно было без проблем строить, существует регламент согласования технических решений.
После того как проект принят всеми службами, он отправляется на согласование. Отмечу, что процесс внутренних согласований не увеличивает сроки реализации проекта. Например, подготовка проекта трансформаторной подстанции при наличии исходных данных до этапа согласования происходит за один день.
– Насколько успешно применение подобного подхода на практике?
– В 2006 году мы делали внешнее электроснабжение котельной на территории Петропавловской крепости. Поскольку это очень ответственная работа, на площадке присутствовала группа проектировщиков, которая контролировала процесс. Три года мы работаем с компанией «Газпром» по газификации Петроградской стороны, обеспечиваем внешнее электроснабжение котельных. За это время выполнили работы более чем на 50 объектах. Можно вспомнить аквапарк «Вотервиль» гостиницы «Прибалтийская», где мы делали все внешнее электроснабжение. Построено две трансформаторные подстанции, распределительные устройства по 10 кВт. Сейчас ведем серьезный проект для НИИ онкологии в Песочном, уже вышли на стадию строительно-монтажных работ. Делаем внешнее электроснабжение и устанавливаем первый генератор малой мощности, который будет связан напрямую с сетью и выдавать туда мощность. Это первый источник с такими техническими характеристиками на Северо-Западе.