Алгоритм управления

В сфере управления и эксплуатации объектов недвижимости все чаще находят применение средства телекоммуникации, базирующиеся на специальных продуктах программного обеспечения. С их помощью удается оптимизировать информационные потоки, структурировать текущие задачи и пути их решения.

Техническое обслуживание недвижимости требует наличия определенного перечня инструментария для эффективного управления процессом эксплуатации объекта и соответствующих служб.
Базовый подход
Работа с традиционными версиями документов (форматы Word, Excel) не позволяет пользователям систематизировать и анализировать информацию в должной мере. Разработка необходимой документации зачастую требует весьма много времени и отличается большой трудоемкостью.
Поэтому актуальной задачей признается максимальная автоматизация процесса управления эксплуатацией за счет создания интерактивных документов и единых баз данных. Многогранный процесс эксплуатации требует упрощения алгоритмов исходя из оптимизации выявленных закономерностей. Программное обеспечение системы эксплуатации недвижимости предполагает создание комплекса базовых документов по эксплуатации (технический паспорт объекта, сетевой график обслуживания, бюджет эксплуатации, ежемесячный план мероприятий).
Управление эксплуатацией осуществляется с помощью разработанных ежедневных нарядов на работы, формирования профессиональных отчетов и оперативному анализу поступающей информации. Для объединения разнородной информации служит единая база данных. На основании технического паспорта эксплуатации объекта формируются другие интерактивные документы. Чем структурнее и информативнее описан объект эксплуатации, тем более глубоким и понятным окажется ядро программы для повседневного управления процессом эксплуатации.
С помощью готовых информационных библиотек, предлагаемых программой, пользователь может заполнить форму технического паспорта. Таким образом, технический паспорт дает подробную характеристику объекта эксплуатации, отражая его особенности. В годовом сетевом графике находит отражение информация о месте и видах работ, их периодичности и исполнителях. Система эксплуатации недвижимости включает в себя разработанный сетевой график обслуживания с указанием основных работ, которые необходимо выполнить в течение года. Предложенный программой документ пользователь в состоянии самостоятельно отредактировать, исходя из специфики эксплуатации конкретного здания.
Важную роль также играет наличие обширных библиотек разнообразных работ и мероприятий по обслуживанию всех известных инженерных сетей, оборудования и конструкций. Кроме того, программа позволяет распределить запланированные работы на выполняемые своими силами и силами подрядных организаций. Функция встроенного «планировщика» позволяет в режиме реального времени получать напоминания о наступлении всех событий, зафиксированных в годовом сетевом графике обслуживания объекта недвижимости. Если сетевой годовой график служит для распределения основных работ, то с помощью ежемесячного сетевого графика удается более глубоко детализировать текущий процесс эксплуатации.
Система напоминаний и их разделение на ответственные группы, с учетом возможностей интерактивной обратной связи, обеспечивает оперативное управление обслуживанием объекта недвижимости. Заказчик, находясь на удалении, может в режиме реального времени оценивать реализацию ежемесячного графика.
Все по полочкам
Годовой бюджет дает реальный финансовый портрет процесса эксплуатации и содержит информацию относительно того, кому, когда и сколько предстоит платить за выполненную работу. Для создания эффективного и прозрачного менеджмента служат современные базы данных расходных материалов, возможность учета затрат на фонд оплаты труда, налоги и энергоресурсы и другие функции программы. Более подробной версией годового бюджета выступает ежемесячный бюджет.
С его помощью можно развеять все сомнения собственника по поводу эффективности работы эксплуатирующей компании, так как в нем детально прописываются все текущие расходы на эксплуатацию. Собственник, даже находясь на удалении, при желании может узнать, на что потрачен каждый рубль из выделенных средств. Наряды на работы представляют собой ежедневный сетевой график с более подробной расшифровкой относительно объемов и специфики выполняемых работ.
С помощью программы можно распределить наряды по группам, например, для электриков и сантехников, для вспомогательного персонала, а также для каждого подрядчика. Принцип формирования отчетов прост – при наступлении занесенных в комплекс документов событий, программа в интерактивной форме запрашивает подтверждение их исполнения, либо просит обосновать перенос сроков или отмену мероприятия. Разработчиками предусмотрено создание следующих форматов интерактивных отчетов: об исполнении месячного сетевого графика, об исполнении годового сетевого графика (создается по итогам первого отчета с меньшей детализацией), об исполнении годового бюджета, об исполнении ежемесячного плана мероприятий.
К преимуществам таких программ, как система эксплуатации недвижимости, по мнению специалистов, можно отнести возможность адаптации под особенности конкретного объекта недвижимости, возможность создания собственной структуры управления эксплуатацией и удаленного подключения, а также применимость на небольших объектах.
Результатом внедрения системы при грамотном и профессиональном использовании может стать налаживание структурной, плановой эксплуатации на объекте и обеспечение оптимального контроля за ее качеством, снижение издержек, повышение безопасности на объекте. Возможен дифференцированный подход к содержательному насыщению программы исходя из пожеланий заказчиков. Например, на рынке сейчас представлены версии, ориентированные как на индивидуальных, так и на корпоративных (включая возможность удаленного подключения) пользователей.


Автор: Андрей Мельников (по данным УК «Система»)